EU-Entgelttransparenzrichtlinie – was KMUs in Österreich jetzt wissen müssen

Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) ist ein europäisches Gesetz mit dem Ziel, das Prinzip „gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit" in der Praxis durchzusetzen. Konkret geht es darum, den Gender Pay Gap – also die Lohnlücke zwischen Männern und Frauen – durch mehr Transparenz und neue Durchsetzungsmechanismen zu verringern.

In Österreich liegt der Gender Pay Gap bei rund 19 % und damit deutlich über dem EU-Durchschnitt. Die Richtlinie setzt genau hier an: Nicht mit Verboten, sondern mit Transparenz als Hebel.

Bis zum 7. Juni 2026 muss die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in nationales Recht umgesetzt werden. Die nationale Umsetzung lässt allerdings noch auf sich warten – ein Gesetzesentwurf wurde bislang noch nicht veröffentlicht. Das ändert nichts daran, dass KMUs jetzt handeln sollten.

Was ändert sich konkret – ein Überblick

Berichtspflichten: Wer muss wann berichten?

Die Berichtspflichten werden gestaffelt nach der Anzahl der Mitarbeiter eingeführt.

Wichtig: Auch KMUs unter 100 Mitarbeitern sind von der Richtlinie betroffen – nur nicht von der Berichtspflicht. Das Auskunftsrecht der Mitarbeiter, die Pflicht zur transparenten Gehaltsstruktur und die Änderungen im Recruiting gelten für alle.

Was gilt für KMUs unter 100 Mitarbeitern?

Viele Geschäftsführer denken, die Richtlinie betrifft sie nicht – weil sie unter der Berichtspflichtschwelle von 100 Mitarbeitern liegen. Das ist ein Irrtum. Folgende Pflichten gelten unabhängig von der Unternehmensgröße:

1. Auskunftsrecht der Mitarbeiter

Arbeitnehmer haben das Recht, Informationen über ihr individuelles Entgelt sowie das Durchschnittsentgelt von Vergleichspersonen einzuholen. Ab 50 Mitarbeitern besteht zusätzlich ein Recht auf Information zur Entgeltentwicklung. Diese Informationen sind auf Anfrage innerhalb von zwei Monaten bereitzustellen – und Arbeitnehmer jährlich proaktiv über ihr Auskunftsrecht zu informieren.

2. Transparenz im Recruiting

Arbeitgeber müssen spätestens vor dem Bewerbungsgespräch über das Einstiegsgehalt und relevante Kollektivvertragsbestimmungen informieren. Rückfragen zum bisherigen Gehalt werden künftig verboten. Das verändert den Ablauf von Bewerbungsgesprächen grundlegend.

3. Objektive Gehaltsstruktur

Vergütungssysteme müssen nachvollziehbar und diskriminierungsfrei gestaltet sein. Das bedeutet: Wer unterschiedliche Gehälter für vergleichbare Tätigkeiten zahlt, muss das objektiv begründen können – mit Faktoren wie Dienstalter, Qualifikation oder Marktlage.

4. Beweislastumkehr

Eine der weitreichendsten Änderungen: Bei Streitigkeiten über Entgeltgleichheit dreht sich die Beweislast um. Nicht der Mitarbeiter muss beweisen, dass er diskriminiert wird – sondern der Arbeitgeber muss beweisen, dass er nicht diskriminiert. Das erhöht das rechtliche Risiko bei unstrukturierten Gehaltsstrukturen erheblich.

Was KMUs konkret vorbereiten sollten

Auch wenn die nationale Umsetzung in Österreich noch aussteht – die Anforderungen der Richtlinie sind bekannt. Wer jetzt handelt, vermeidet Druck und Hektik wenn das Gesetz in Kraft tritt.

• Gehaltsstruktur analysieren: Gibt es unerklärbare Unterschiede zwischen Mitarbeitern in vergleichbaren Positionen – insbesondere zwischen Männern und Frauen?
• Bewertungssystem einführen: Welche Kriterien bestimmen das Gehalt? Dienstalter, Qualifikation, Verantwortung – das muss dokumentiert und nachvollziehbar sein
• Recruiting-Prozess anpassen: Gehaltsspanne oder Einstiegsgehalt muss künftig vor dem Bewerbungsgespräch kommuniziert werden
• Verschwiegenheitsklauseln prüfen: Klauseln, die Mitarbeiter verpflichten, ihr Gehalt geheim zu halten, werden unwirksam
• Auskunftsprozess vorbereiten: Wie reagiert das Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter sein Auskunftsrecht wahrnimmt? Binnen zwei Monaten muss schriftlich geantwortet werden
• Mitarbeiter informieren: Proaktive jährliche Information über das Auskunftsrecht wird Pflicht

Verschwiegenheitsklauseln – was jetzt zu tun ist

Viele Arbeitsverträge in österreichischen KMUs enthalten Klauseln, die Mitarbeiter verpflichten, ihr Gehalt nicht mit Kollegen zu besprechen. Diese Klauseln werden durch die Entgelttransparenzrichtlinie unwirksam.

Das bedeutet: Bestehende Verträge sollten überprüft werden. Und neue Verträge sollten diese Klauseln nicht mehr enthalten – auch nicht als Standard-Formulierung aus älteren Vorlagen.

Was bedeutet „gleichwertige Arbeit"?

Eine der praktisch schwierigsten Fragen: Wann ist Arbeit „gleichwertig" – auch wenn die Berufsbezeichnung unterschiedlich ist? Die Richtlinie sieht vor, dass Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen als Kriterien herangezogen werden.

Erfahrungsgemäß stellen insbesondere das Zusammenführen, Bereinigen und Analysieren der relevanten Daten eine der größten Herausforderungen dar. Oft entstehen Unsicherheiten durch Fragen wie „Welche Gruppen kann ich überhaupt miteinander vergleichen?" oder „Wie berücksichtige ich Überstunden, individuelle Entgeltbestandteile, unterjährige Eintritte oder Karenzzeiten?"

Für KMUs mit Kollektivvertrag erleichtert die KV-Einstufung die Gruppenbildung – ersetzt aber keine eigene Analyse der tatsächlichen Gehaltsstruktur.

Wie eine externe Personalabteilung helfen kann

Die Entgelttransparenzrichtlinie stellt viele KMUs vor Herausforderungen, die über reine Buchhaltung oder Lohnverrechnung hinausgehen. Es geht um HR-Prozesse, Dokumentation, Recruiting-Abläufe und interne Kommunikation.

Eine externe Personalabteilung kann dabei helfen, Prozesse zu strukturieren – von der Personalakte über den Recruiting-Ablauf bis zur Vorbereitung der Lohnverrechnung. Die rechtliche Prüfung der Gehaltsstruktur und arbeitsrechtliche Beratung bleibt beim Anwalt oder Steuerberater. Aber die operative Umsetzung und Dokumentation ist unser Bereich.

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